Privacyverklaring

Neutron-IT is verantwoordelijk voor de hieronder beschreven verwerking wanneer Neutron-IT zelf het doel en de middelen van de verwerking bepaalt.

1. Wanneer geldt deze verklaring?

Deze verklaring geldt wanneer u neutronit.nl bezoekt, het contactformulier gebruikt, Neutron-IT belt of e-mailt, via een externe WhatsApp-link contact opneemt of naar aanleiding van de website informatie, een afspraak, offerte of IT-dienst aanvraagt.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

• Website- en beveiligingsgegevens: IP-adres, datum en tijd, opgevraagde pagina, browser- en apparaatgegevens, verwijzende pagina en technische loggegevens.
• Contactformulier: naam, e-mailadres, eventueel telefoonnummer en de informatie die u zelf in het bericht vermeldt.
• E-mail, telefoon en WhatsApp: contactgegevens, inhoud van communicatie, datum en tijd en gegevens die nodig zijn om uw verzoek op te volgen.
• Offertes en klantcontact: naam, bedrijfsnaam, functie, contactgegevens, offerte- en projectgegevens, afspraken, factuurgegevens en correspondentie.
• Technische dienstverlening: systeem- en netwerkgegevens, apparaatnamen, IP-adressen, accountidentificatoren, configuraties en loggegevens die nodig zijn om de afgesproken IT-dienst uit te voeren.
• Camerabeheer: bij ondersteuning op afstand kunnen camerabeelden incidenteel zichtbaar zijn. Neutron-IT gebruikt deze niet voor eigen doeleinden en maakt geen kopie, tenzij dit voor een overeengekomen onderzoek noodzakelijk is en schriftelijk met de klant is afgestemd.

3. Doeleinden en wettelijke grondslagen

4. Verwerking in opdracht van klanten

Wanneer Neutron-IT op instructie van een zakelijke klant toegang krijgt tot persoonsgegevens in klantnetwerken, systemen of cameratoepassingen, is de klant doorgaans verwerkingsverantwoordelijke en treedt Neutron-IT op als verwerker. In dat geval worden onder meer het doel, de duur, beveiliging, geheimhouding, subverwerkers en verwijdering vastgelegd in een verwerkersovereenkomst. Toegang vindt alleen plaats na opdracht of toestemming van de klant en wordt beperkt tot wat voor de ondersteuning noodzakelijk is.

5. Met wie delen wij persoonsgegevens?

• MijnDomein voor hosting en technische beschikbaarheid van de website.
• Microsoft voor zakelijke e-mail en Microsoft 365-diensten.
• Google voor reCAPTCHA ter beveiliging van het contactformulier tegen spam en geautomatiseerd misbruik.
• Meta/WhatsApp wanneer u zelf op de externe WhatsApp-link klikt en WhatsApp gebruikt.
• Bevoegde IT-leveranciers of adviseurs wanneer dit voor beveiliging, ondersteuning of een juridische aanspraak noodzakelijk is en passende afspraken gelden.
• Overheidsinstanties wanneer Neutron-IT wettelijk verplicht is gegevens te verstrekken.

Elementor en WPForms worden als websitesoftware gebruikt. Een formulierbericht wordt per e-mail verwerkt via Microsoft 365 en kan daarnaast in WordPress worden opgeslagen. Aanvullende cloud- of back-upfuncties worden eerst beoordeeld en worden, wanneer zij persoonsgegevens verwerken, aan deze verklaring toegevoegd.

6. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Neutron-IT kiest waar mogelijk voor verwerking binnen de Europese Economische Ruimte. Leveranciers zoals Microsoft, Google en Meta kunnen gegevens echter buiten de EER verwerken of vanuit andere landen toegankelijk maken. Wanneer dit gebeurt, gebruikt Neutron-IT een toepasselijk adequaatheidsbesluit, waaronder het EU-U.S. Data Privacy Framework voor gecertificeerde organisaties, of door de Europese Commissie vastgestelde standaardcontractbepalingen en aanvullende waarborgen.

7. Bewaartermijnen

8. Beveiliging

Neutron-IT neemt passende technische en organisatorische maatregelen die zijn afgestemd op het risico. Daartoe behoren HTTPS, multifactorauthenticatie voor beheerdersaccounts, beveiligde back-ups, actuele software en beveiligingsupdates, beperkte beheerderstoegang, geheimhouding, logging van beheerhandelingen en beveiligde verbindingen voor ondersteuning op afstand. Geen enkele beveiligingsmaatregel kan ieder risico volledig uitsluiten.

9. Uw privacyrechten

Afhankelijk van de situatie heeft u het recht om:

• inzage te vragen in uw persoonsgegevens;
• onjuiste of onvolledige gegevens te laten corrigeren;
• gegevens te laten verwijderen;
• de verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen een verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang;
• gegevens in een overdraagbaar formaat te ontvangen wanneer het recht op dataportabiliteit geldt;
• toestemming op ieder moment in te trekken, zonder dat dit eerdere rechtmatige verwerkingen aantast.

Stuur uw verzoek naar info@neutronit.nl. Neutron-IT reageert in beginsel binnen één maand. Wanneer twijfel bestaat over uw identiteit, kan om aanvullende informatie worden gevraagd. Daarbij wordt niet zonder noodzaak om een volledige kopie van een identiteitsbewijs gevraagd.

10. Minderjarigen en automatische besluiten

De website en diensten zijn niet specifiek gericht op kinderen. Neutron-IT neemt via de website geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolgen en past geen profilering toe.

11. Een klacht indienen

Heeft u een klacht, neem dan eerst contact op met Neutron-IT. U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Informatie over cookies en vergelijkbare technieken staat in het afzonderlijke cookiebeleid van Neutron-IT.